Faciliter le chiffrage des devis

Cas pratique

Mon client chiffre lui-même les devis de son entreprise. La justesse de ce calcul a un impact majeur sur la marge, ses collaborateurs ne souhaitent pas prendre cette responsabilité. Lui-même n'envisage pas de la déléguer.

Le problème est qu'entre les événements commerciaux, la gestion de l'entreprise, le management et les problèmes du quotidien, il a du mal à répondre rapidement à toutes les demandes. Quoi qu'il fasse, où qu'il soit, il doit prendre une heure par jour pour répondre à ses prospects sans trop les faire attendre.

Nous décidons de nous attaquer à ce problème avec trois objectifs :

  • Faciliter le calcul du prix pour qu'il prenne moins de temps
  • Communiquer aux opérateurs les hypothèses opérationnelles à tenir pour atteindre la marge prévue sur chaque affaire
  • Rendre possible une délégation du chiffrage à un responsable de production

Au départ, la construction du prix repose sur l'expertise et l'expérience du dirigeant. Je commence donc par l'interroger. Il me montre comment il prépare ses devis et je note les paramètres qu'il prend en compte. Pour chaque variable, il m'explique les valeurs possibles et leur impact. Surtout je cherche à comprendre le lien entre les informations que lui donne le prospect et ses hypothèses de chiffrage.

Je récupère ensuite les données de production des 6 derniers mois. Je vérifie l'écart entre les hypothèses et la réalité des coûts de production. Ce qui m'intéresse est moins l'aspect financier que son lien avec les paramètres opérationnels.

Je peux alors formuler la construction du prix. Je remplis des tables dans Excel pour toutes les variables discrètes (oui/non, Machine A/B/C, etc.). En face de chaque choix j'affecte un coefficient qui s'appliquera au prix. Celui-ci doit au minimum couvrir l'impact du paramètre sur le coût. Je construis ensuite un formulaire de chiffrage.

L'utilisateur saisit les informations données par le prospect. Il ajuste ensuite ses hypothèses de production avec des questions à choix multiples. Il obtient d'une part un prix précis et justifié, de l'autre des objectifs opérationnels à tenir (temps de production, coût matière) si le prospect passe commande.

Après une période d'utilisation et d'ajustement de cet outil, mon client peut le confier à son intégrateur de systèmes d'information pour qu'il alimente directement l'édition de devis et d'ordres de fabrication.

Bénéfice client

Gagner du temps
Répondre plus rapidement aux prospects
Sécuriser la marge réelle sur chaque affaire

Prérequis

Disposer de données opérationnelles et commerciales fiables

Contenu 

  • Identifier les variables opérationnelles génératrices de coûts
  • Mesurer la valorisation commerciale de ces variables dans les affaires précédentes
  • Modéliser la construction du prix selon les variables opérationnelles
  • Construire un outil de chiffrage intuitif pour un responsable opérationnel

Livrable

Un outil Excel transposable dans un système d'information

Durée

3 à 4 journées

Tarif

4 000 €