Automatiser un fichier de gestion

Cas pratique

Mon client suit de près ses comptes et sa trésorerie. Il a construit dans Excel un tableau où il ventile ses recettes et ses dépenses par activité. Chaque mois, il copie manuellement les chiffres de son compte de résultat dans un nouvel onglet de son fichier.

Je lui demande pourquoi ne pas utiliser directement son logiciel comptable, mais cela représente un temps et un coût de paramétrage importants pour un résultat qui n'est pas exactement ce qu'il veut.

Je commence par explorer son fichier Excel. Des valeurs saisies manuellement sont difficilement vérifiables. Il existe quelques écarts avec la comptabilité. J'exporte les journaux comptables pour reproduire dans Excel le fichier du client avec des tableaux croisés dynamiques.

Cette étape intermédiaire trace pour moi le chemin entre les données brutes détaillées et le résultat attendu.

Le client décide de garder la donnée brute là où les ajustements n'apportent rien mais brouillent la lecture. Par exemple, nous n'appliquons pas de saisonnalité à la masse salariale qui se répercute en trésorerie quelle que soit le chiffre d'affaires ou la part de congés payés du mois. Pour le reste je crée pour la saisonnalité et les répartitions une table avec les taux et les coefficients qui s'appliqueront automatiquement aux valeurs comptables.

Je reproduis ensuite la trame du tableau que le client a l'habitude d'utiliser, en ajoutant des références pour chaque ligne et chaque colonne. Je m'assure ensuite que chaque ligne comptable porte ces références. Certaines sont présentes dans l'export, j'ajoute les autres avec une formule.

J'écris les formules Excel qui calculeront la valeur à afficher dans chaque cellule. J'ajoute des boutons pour que le client choisisse ce qu'il veut voir (période, valeurs mensuelles ou cumulées, variations de stock).

Enfin j'utilise du code SQL ou VBA pour automatiser l'export des données depuis le système d'information.

Mon client obtient maintenant en 1 clic le fichier qu'il passait plusieurs heures à constituer à la main.

Bénéfice client

Gagner du temps et faciliter l'analyse de l'activité
Fiabiliser un support d'analyses
Afficher en 1 clic des informations précises avec un format sur mesure

Prérequis

Disposer du document à automatiser

Contenu 

  • Étude du fichier existant
  • Paramétrage d'un export automatisé des données
  • Mise en forme et sécurisation du fichier

Livrables

Un fichier Excel ou Power BI mis à jour par simple actualisation

Durée

2 à 3 journées

Tarif

2 400 €