La collaboration en entreprise 2.0 : pourquoi faut-il s’y mettre ?

Je suis étudiante en dernière année d’école de management. Durant mes études, que ce soit en projet de groupe ou en stage en entreprise, j’ai appris que la gestion du temps était essentielle. Toute tâche a une deadline et toute deadline se doit d’être respectée. Mais comment peut-on arriver au bout du projet en temps et en heure sans communication entre les collaborateurs, sans planification et priorisation des tâches, sans adopter une méthode de gestion de projet qui nous permet, autant à nous qu’à nos collaborateurs et à nos managers, d’y voir plus clair sur ce qui est fait et sur ce qui nous reste à faire ? J’ai compris rapidement qu’une telle visibilité était essentielle pour améliorer la performance au travail et, surtout, pour gagner du temps. Ce n’est pas nouveau, le gain de temps est essentiel en entreprise. Il permet l’amélioration de la productivité, mais aussi, et surtout, l’optimisation de la performance de l’entreprise. Mais comment gagner du temps ? Ces dernières années, des outils collaboratifs 2.0 ont vu le jour et permettent aux entreprises, des start-ups aux ETI en passant par les PME, de s’organiser différemment pour être toujours plus efficientes. Dans cet article, je vous parle de ces outils, découverts au gré de mes expériences personnelles et professionnelles.

Les outils collaboratifs 2.0 : la naissance de nouvelles formes de travail

L’heure de la digitalisation des formes de travail a sonné. Finies les communications par mail au sujet de tel projet ou de telle réunion, finis les tableaux physiques où noter ses congés au Velleda, finies même peut-être les discussions orales sur les orientations stratégiques de l’entreprise ou je ne sais quoi d’autre. Je ne dis pas que la communication orale doit disparaître, loin de là. J’observe simplement que les formes de travail ont changé, que le télétravail ou le dispersement des équipes d’une entreprise aux quatre coins du monde ont facilité la naissance d’outils collaboratifs 2.0. Il en existe désormais des dizaines, des réseaux sociaux d’entreprise aux outils de gestion de projet. Si je n’ai pas eu l’occasion de tous les tester, j’en ai tout de même expérimenté quelques-uns ces dernières années. Je vous propose un tour d’horizon des plus utiles pour gagner du temps en entreprise et optimiser ses performances au travail.

Trello, le Kanban revisité

Trello est, selon moi, l’outil collaboratif le plus indispensable pour gérer de façon optimale les différents projets en cours dans votre entreprise. Inspiré du Kanban, Trello repose sur des principes simples : créer des listes partagées et répertorier sous forme de cartes les différentes tâches en cours de votre entreprise. Ainsi, d’un coup d’oeil, vous pourrez voir toutes les tâches en cours d’avancement et celles déjà terminées. Par défaut, un tableau de travail est composé de trois colonnes : « to do », « doing » et « done ». Toutefois, rien ne vous empêche d’organiser autrement les colonnes d’état d’avancement de vos tâches, de les personnaliser et/ou d’en rajouter ! Il est également possible de filtrer les listes selon les départements de l’entreprise. On peut alors imaginer des listes pour l’équipe marketing, d’autres pour l’équipe commerciale, etc. Intuitif, Trello permet également d’affecter certaines personnes sur une ou plusieurs cartes de votre liste. Chaque carte peut contenir une description de la tâche à effectuer, des commentaires des différents collaborateurs, des check-lists, mais aussi des images, des vidéos et une deadline à respecter. Très pratique pour gérer les différents projets d’une entreprise, Trello est indispensable pour les dirigeants d’entreprise mais également pour tous les chefs de projet et les collaborateurs. Attention, à partir du 1er mai 2019, les entreprises possédant plus de 10 tableaux devront passer à la version Business. Si vous avez moins de 10 tableaux, Trello restera gratuit et ô combien utile.

Pour aller plus loin, il peut être bon de passer sur un outil de gestion de projet un petit plus poussé que Trello : Jira. S’il fonctionne sur les mêmes préceptes, Jira est un outil plus professionnel qui intègre des tableaux Kanban mais également des tableaux Scrum et un reporting agile qui donne des repères sprint après sprint. Pour l’avoir utilisé personnellement en gestion de projet agile, je trouve qu’il s’adapte très bien aux équipes de développeurs et, plus globalement, à toutes les entreprises qui fonctionnent en sprints.

Slack et les autres ChatOps

J’ai expérimenté Slack lorsque j’ai intégré l’association Musique Pour Tous, une association créée par des étudiants d’écoles de commerce et visant à démocratiser l’accès à la musique. À l’époque, je ne connaissais pas grand chose des outils collaboratifs en entreprise. Pourtant, j’ai très vite compris l’intérêt de Slack. Nous étions tous dispersés aux quatre coins de la France, la plupart à Paris, moi à Lyon et quelques-uns à Reims ou à Toulouse. La distance géographique posait problème pour discuter de visu des problématiques de l’association et des projets à venir de celle-ci. Slack a été, pour cela, révolutionnaire. Tel une tour de contrôle, Slack permet de centraliser toute la communication de votre entreprise. Grâce à une interface disponible sur tous les devices (téléphone, ordinateur…), vous pouvez organiser tous les échanges de votre entreprise à travers des « channels » qui correspondent à des chaînes différentes pour les différents projets ou les différentes équipes. Dans chaque chaîne, il est bien sûr possible d’ajouter des collaborateurs, d’échanger, mais également de partager des images, des vidéos et des fichiers. Intuitif et opérationnel, Slack facilite grandement la communication en entreprise à l’heure où le télétravail se démocratise et que les échanges entre collaborateurs doivent être dématérialisés.

Il existe des alternatives à Slack. On les appelle les ChatOps. Ils permettent, tout comme Slack, de connecter tous les collaborateurs d’une seule et même entreprise, au même endroit, quelle que soit leur position géographique. Ils s’appellent Jamespot, TalkSpirit ou encore Microsoft Teams. Si je n’ai pas encore eu l’occasion de les tester, je vous conseille de choisir l’outil collaboratif qui correspondra le mieux à vos besoins et celui avec lequel vous vous sentirez le plus à l’aise.

Quelques autres outils collaboratifs intéressants pour gagner du temps

Si vous utilisez déjà Slack, il peut être bon d’ajouter à votre liste d’outils collaboratifs Spock, un outil intuitif intégré à l’espace de discussion qui vous permettra de gérer efficacement les congés et les absences de vos collaborateurs.

De la même façon, pour en finir avec les réunions qui s’éternisent et qui n’ont souvent pas de réel intérêt, il peut être intéressant de s’approprier Evernote, un outil collaboratif qui permet de prendre des notes à plusieurs. Grâce à cet outil, vous pourrez centraliser les informations de votre entreprise, stocker tout type de fichiers, accéder à et trouver de l’information n’importe où, n’importe quand. Un gain de temps immense !

Confluence est également un outil collaboratif de taille qui vous aidera à mieux collaborer. Bien plus puissant que Dropbox, Confluence permet d’optimiser la collaboration en entreprise en éditant conjointement des pages, en donnant du feedback ou encore en mentionnant des membres de l’équipe. Facile à utiliser et flexible, Confluence propose des gammes de tarifs s’adaptant à la taille de votre équipe pour répondre à vos attentes et à vos besoins.

Enfin, pour faciliter l’accès à l’information par tous les membres d’une équipe, il est essentiel aujourd’hui d’intégrer une solution drive à son entreprise. De Dropbox à OneDrive, ces outils collaboratifs sont désormais indispensables pour digitaliser l’information et faciliter le partage de fichiers.

De la nécessité de fluidifier la collaboration en entreprise

Avec la digitalisation du travail, fluidifier la collaboration en entreprise n’a jamais été aussi important. Si elle est correctement mise en oeuvre, la collaboration en entreprise permettra à vos équipes d’être plus flexibles et de s’adapter plus rapidement aux changements du secteur de votre entreprise. Ainsi, votre entreprise sera plus réactive et sera donc apte à agir selon les mutations du secteur avec un coup d’avance.

La collaboration en entreprise permet également d’engager les employés, de les impliquer un peu plus dans l’aventure de votre entreprise. Fluidifier la collaboration en entreprise, cela signifie encourager le travail d’équipe et, de facto, favoriser l’entente collective et stimuler vos collaborateurs. Grâce à cette émulation collective, votre entreprise adoptera une culture de la collaboration qui s’intégrera à vos valeurs et à vos principes de gouvernance.

Grâce aux outils collaboratifs, les informations essentielles de votre entreprise circuleront plus rapidement et plus efficacement. C’est pourquoi, la collaboration en entreprise permet de gagner du temps. De nombreuses études ont démontré que beaucoup de réunions physiques en entreprise n’avaient pas de réelle utilité. Alors, il est peut-être temps de changer les choses, non ?

Enfin, les processus collaboratifs et les outils de réseautage permettent d’amener de nouvelles idées, d’innover plus facilement et, donc, d’améliorer continuellement la performance de l’entreprise. Parce que ces nouveaux outils collaboratifs permettent de se recentrer sur les tâches essentielles, l’équipe accroît son efficacité et sa productivité. Ainsi, chacun atteint ses objectifs plus rapidement et produit également de meilleurs résultats.

Mon conseil pour un dirigeant de PME qui veut se mettre à la collaboration 2.0

L’outil le plus accessible pour commencer est Trello. Réunissez 3 à 5 collaborateurs clés dans votre organisation. Demandez à chacun de s’inscrire sur cet outil. Evoquez ensemble les projets du moment et ce que chacun doit faire. Posez-vous la question de l’importance et de l’urgence de chaque tâche, puis affectez-la dans Trello.

Fixez des rendez-vous pour faire le point sur ce plan d’action et inciter vos collaborateurs à le faire vivre. Lorsqu’ils l’alimentent spontanément et régulièrement, vous pouvez distancer puis supprimer ces réunions physiques.

Vous serez alors libéré des relances et des plannings qui polluent vos pensées et votre agenda.

 

Amandine PEYRE

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